← Alle cases
Interieurbouw & afbouw · Ermelo

Ruimwerk agents

AI-agents Klussen Acquisitie

Twee AI-agents nemen het zoekwerk van Ruimwerk over. De ene vindt elke werkdag interim-opdrachten en mailt een Excel naar de directie. De andere zoekt drie keer per week bedrijven die een nieuw kantoor gaan inrichten, en zet ze na akkoord klaar in HubSpot.

In één oogopslag

Bronnen erin, kant-en-klaar overzicht eruit

De Publieke Partner, Bij Oranje, PotentialPeak
Interim-klussen-agent
elke werkdag
Mail + Excel voor de directie
PropertyNL e.d. + Apollo (e-mailadressen)
Acquisitie-agent
ma · wo · vr 08:00
Genummerde leadmail → HubSpot + conceptmail
Verwachte besparing
ca. 3–5 u
interim-opdrachten / week
Verwachte besparing
ca. 4–6 u
acquisitie-onderzoek / week
Controle
Na akkoord
pas dan HubSpot en concepten
Het probleem

Het zoekwerk kwam steeds bij dezelfde mensen terecht.

Ruimwerk doet interieurbouw en afbouw vanuit Ermelo. Het vakwerk gebeurt op de bouw, maar nieuwe opdrachten vinden kostte elke week uren aan de bureaustoel. Herkenbaar voor elk bedrijf dat groeit op projecten.

Zo werkt het

2 agents, elk met een eigen taak.

De agents doen het zoek- en uitzoekwerk. Ruimwerk beslist wat er wordt opgepakt. Zo blijft de menselijke keuze waar die hoort.

Agent 01

Interim-klussen-agent

Zoekt elke werkdag in openbare bronnen naar interim-opdrachten die passen bij Ruimwerk: projectmanagement, herhuisvesting en tijdelijke huisvesting.

Elke werkdag · ochtend
Zo werkt hij
  1. 1ScannenLoopt de openbare opdrachtbronnen na, zoals De Publieke Partner, Bij Oranje en PotentialPeak.
    Meer details ▾Op een gewone dag zijn dat honderden vacatures en opdrachten.
  2. 2BeoordelenGeeft elke opdracht een score van 0 tot 100.
    Meer details ▾past het werk, hoe ver is de werklocatie, klopt het tarief? Alleen opdrachten vanaf ongeveer 60 gaan door.
  3. 3Originele bron zoekenZoekt de oorspronkelijke publicatie op, bijvoorbeeld de inhuurdesk van de gemeente, zodat de directie niet via een tussenpartij hoeft te reageren.
  4. 4Excel mailenZet de nieuwe opdrachten bovenaan het overzicht en mailt de directie.
    Meer details ▾Is er niets nieuws, dan komt er ook geen mail.
Tools
Openbare opdrachtbronnenExcelGmail
Wat het oplevert
  • Verwachte besparing van ca. 3–5 uur zoekwerk per week
  • Geen gemiste opdrachten: elke opdracht die ooit is gemeld of afgewezen wordt onthouden
  • Leert van feedback: onderwijs, locatiemanagers en beleidsrollen worden nu automatisch lager gescoord
Voorbeeld van de output (geanonimiseerd)
📎 interim_klussen.xlsx
FunctieOpdrachtgeverRegioUren p/wScoreWaarom
Senior projectleider realisatie opvanglocatieGemeente (via inhuurdesk)Noord-Brabant3278Concreet bouwproject, binnen reisafstand
Projectleider herhuisvestingRijksorganisatieUtrecht24–3266Projectscope, tarief nog te checken
Agent 02

Acquisitie-agent

Zoekt bedrijven in Groot-Amsterdam die binnenkort een kantoor van 750 tot 5.000 m² gaan inrichten, en zet alles klaar zodat de accountmanager alleen nog ja of nee hoeft te zeggen.

Ma · wo · vr · 08:00
Zo werkt hij
  1. 1Signalen vindenLeest vastgoednieuws en persberichten (onder andere PropertyNL en makelaarsberichten) op nieuwe huurcontracten en verhuizingen van maximaal ongeveer drie maanden oud.
  2. 2Contacten zoekenZoekt via Apollo de juiste beslisser erbij, zoals facilitair, office of directie, met een geverifieerd e-mailadres.
    Meer details ▾Is dat er niet, dan wordt het een bel-lead met het nummer van de centrale.
  3. 3Genummerd overzichtMailt de accountmanager een genummerde leadlijst.
    Meer details ▾Die antwoordt kort, bijvoorbeeld "1 en 3 ja, 2 nee: al ingericht".
  4. 4Klaarzetten in HubSpotAlleen voor goedgekeurde leads.
    Meer details ▾bedrijf, contacten, een taak en een vastgepinde notitie met een conceptmail. Afgewezen leads komen nooit meer terug.
Tools
VastgoednieuwsApolloGmailHubSpot
Wat het oplevert
  • Verwachte besparing van ca. 4–6 uur onderzoek per week
  • Elke lead komt met bron, m², contactpersoon en een conceptmail binnen
  • Er gaat niets naar HubSpot of de klant zonder akkoord van de accountmanager
Voorbeeld van de output (geanonimiseerd)
Het resultaat

Elke ochtend een gevulde inbox in plaats van een lege zoekbalk.

De uren zijn een verwachte besparing (ca.), geen gemeten garantie. Wat wel zeker is: de keuze blijft bij Ruimwerk.

Volgende cases

Ook werk dat elke week terugkomt?

In een kennismaking kijken we welk zoek- of voorwerk een agent kan overnemen, en wat er menselijk moet blijven.