Case Guapa Locaties | AI-agents voor shootlocaties

In één oogopslag

Van inbox en foto’s naar klaarstaand werk

BronnenAgentOutput

Inbox hola@

Aanvraag-agent
elk uur

Conceptantwoorden klaar

Notion + agenda

Planning-agent
dagelijks 08:00

Bijgewerkte planning in Notion

Foto’s uit Picflow

Nieuwe-locatie-agent
per nieuwe locatie

WordPress-concept

Het probleem

Elke aanvraag en elke nieuwe locatie: hetzelfde rondje.

Guapa Locaties verbindt producties met bijzondere shootlocaties. Achter elke boeking zit veel klein werk: mails beantwoorden, opties in de agenda zetten, contracten opslaan en nieuwe locatiepagina's bouwen. Dat voelt elke ondernemer met een druk inbox.

Aanvragen in de inboxEen productie wil snel antwoord. Als die mail een paar uur blijft liggen, gaat de opdracht naar een ander.
Planning op drie plekkenAgenda, Notion en mappen moesten met de hand gelijk worden gehouden.
Nieuwe locaties onlineElke nieuwe locatiepagina vroeg uren werk: tekst schrijven, foto's sorteren en de pagina opbouwen in Elementor.

Zo werkt het

3 agents, elk met een eigen taak.

De agents zetten alles klaar. Het team van Guapa leest het na, verstuurt en publiceert. Er gaat niets automatisch de deur uit.

Agent 01

Aanvraag-agent

Houdt de inbox van Guapa in de gaten. Komt er een nieuwe aanvraag van een productie binnen, dan staat er binnen het uur een antwoord klaar.

Elk uur

Zo werkt hij

1Inbox checkenKijkt elk uur of er een nieuwe aanvraag of contractmail binnen is gekomen.
2Aanvraag lezenHaalt eruit wat de productie zoekt.
Meer details ▾
soort locatie, plaats, datum, duur en het aantal crewleden.
3Concept klaarzettenSchrijft een antwoord in de toon van Guapa en zet het als concept in de mailbox.
Meer details ▾
Er wordt niets verstuurd.
4SeintjeHet team krijgt een kort bericht dat er een concept klaarstaat.

Tools

Mailbox hola@Notion

Wat het oplevert

Een snellere reactie op aanvragen, ook buiten kantoortijd
Geen aanvraag die tussen andere mails blijft liggen
Het team leest en verstuurt zelf

Voorbeeld van de output (geanonimiseerd)

Van [Productiebureau]

Aan hola@guapalocaties.nl

Onderwerp Locatie gezocht: woonkamer in Amsterdam

Concept-antwoord (niet verstuurd):

Hoi [naam],

Leuk dat je aan Guapa denkt! Voor een korte opname met een kleine crew hebben we een paar sfeervolle woonkamers in en rond Amsterdam. Welke datum heb je in gedachten, en hoe lang heb je de locatie nodig?

Groetjes,
Team Guapa

Agent 02

Planning-agent

Houdt de planning en administratie bij, zodat de agenda en Notion altijd kloppen met wat er in de mail is afgesproken.

Elke ochtend · 08:00

Zo werkt hij

1Opties in de agendaZet een nieuwe aanvraag als voorlopige optie in de agenda, met contactgegevens en details in de notities.
2Notion bijwerkenMaakt of werkt de rij bij in de database Producties.
Meer details ▾
klant, locatie, datum en status.
3Contracten verwerkenEen nieuw locatiecontract wordt opgeslagen in Dropbox, Google Drive en Notion.
4SamenvattingMeldt kort wat er veranderd is.
Meer details ▾
Er gaat geen uitnodiging of mail de deur uit.

Tools

Outlook-agendaNotionDropboxGoogle Drive

Wat het oplevert

Agenda, Notion en mappen lopen gelijk zonder handmatig overtypen
Geen dubbele boekingen of vergeten opties
Elke ochtend een overzicht van wat er is veranderd

Voorbeeld van de output (geanonimiseerd)

Notion · Producties

Productie	Locatie	Datum	Status
[Merk] · fotoshoot	UT1xx.[Plaats]	2 nov	Optie
[Productiebureau] · opname	NH1xx.[Plaats]	23–24 okt	Lopende aanvraag
[Merk] · campagne	NH1xx.[Plaats]	3 nov	Bevestigd

Agent 03

Nieuwe-locatie-agent

Zodra een nieuwe locatie is aangemeld en gefotografeerd, bouwt deze agent de locatiepagina als concept op in WordPress.

Per nieuwe locatie

Zo werkt hij

1Gegevens en foto's verzamelenHaalt de foto's van de fotograaf op en leest de locatiegegevens uit Notion.
2Tekst en SEOSchrijft de locatietekst, de SEO-titel en de metabeschrijving, zonder het exacte adres prijs te geven.
3Pagina opbouwenZet een conceptbericht en het Elementor-template klaar, met de foto's in een logische rondgang en elk onder 400 KB.
4Klaar voor controleHet team van Guapa checkt de prijs en de laatste details en publiceert zelf.

Tools

NotionWordPressElementorYoast SEO

Wat het oplevert

Verwachte besparing van ca. 2–3 uur per nieuwe locatie
Elke pagina in dezelfde opbouw en kwaliteit
De locatie gaat pas live als het team hem heeft gecheckt

Voorbeeld van de output (geanonimiseerd)

WBewerkenVoorbeeldConcept opslaan

DemodataStatus: concept

Shootlocatie UT000.Demostad – Jaren-30 villa met tuinkamer

Lichte jaren-30 villa met een groene keuken, een strakke woonkamer en een tuinkamer met veel daglicht. Geschikt voor fotoshoots en kleine filmopnames.

Yoast SEO · goed

Focus keywordvilla met tuinkamerSEO-titelVilla met tuinkamer | Shootlocatie Demostad | GuapaTemplateElementor · locatiepaginaFoto's14 stuks, elk < 400 KB